Die 4 Kategorien im Überblick
Der Markt für Fahrtenbuch-Apps ist unübersichtlich. Wir haben die am häufigsten genutzten Typen in vier Kategorien eingeteilt und nach den Kriterien bewertet, die steuerrechtlich und praktisch tatsächlich zählen:
- Kategorie A — Papier-/Excel-Ersatz: Apps, die nur Fahrten manuell erfassen und als PDF ausgeben.
- Kategorie B — GPS-App ohne GoBD: Apps mit GPS-Tracking, aber ohne serverseitige Unveränderlichkeit.
- Kategorie C — Premium-Abo-Apps: Vollausgestattete Apps mit Abomodell; meist > 10 € / Monat.
- einfaches-fahrtenbuch.de: GPS-automatisch, GoBD-konform, kostenloser Einstieg.
Die meisten Fahrtenbuch-Apps begrenzen die kostenlose Version auf 10, 20 oder 40 Fahrten pro Monat. Das klingt nach viel — ist es aber nicht: Ein Selbstständiger mit Außendienstterminen, Postgängen und Materialeinkäufen kommt schnell auf 60 + Fahrten. Und weil das Finanzamt ein lückenloses Fahrtenbuch verlangt (GoBD), ist ein Fahrtenbuch mit Trip-Limit steuerrechtlich wertlos: Entweder alle Fahrten sind drin — oder das Fahrtenbuch wird komplett verworfen.
einfaches-fahrtenbuch.de trackt im Free-Plan unbegrenzt viele Fahrten — ohne Monatslimit, ohne verstecktes Upgrade.
Vollständiger Feature-Vergleich
Ein blinder Fleck bei den meisten App-Tests: Kleinstselbständige mit Privatwagen
Fast jeder App-Vergleich im Netz ist implizit auf Firmenwagen-Besitzer zugeschnitten — Rechner, Vergleichstabellen und Bewertungskriterien drehen sich um die 1 %-Regel. Dabei fährt ein erheblicher Teil der potenziellen Nutzer gar keinen Firmenwagen, sondern den eigenen, privat zugelassenen Wagen für den Betrieb: Handwerker auf dem Weg zum Material-Großhandel, Beraterinnen zum Kundentermin, Kleinunternehmer, die selbst ausliefern.
Für diese Gruppe zählt beim App-Vergleich ein völlig anderes Kriterium als bei Firmenwagen-Nutzern: Es gibt keine 1 %-Regelung, die einem App-Anbieter die Vergleichsrechnung abnimmt. Stattdessen zählt allein, ob die App die gefahrenen Kilometer so dokumentiert, dass ein Prüfer die Reisekostenpauschale (0,30 €/km) anerkennt — und genau darauf sind die meisten getesteten Apps in ihrer Benutzerführung gar nicht ausgelegt, weil ihr gesamtes Onboarding auf „Firmenwagen ja/nein" statt auf „Privatwagen betrieblich genutzt" zugeschnitten ist.
Ein Elektriker mit eigenem Kleinbetrieb, der jährlich rund 6.000 km zu Baustellen und zum Großhandel fährt, hätte Anspruch auf gut 1.850 € Betriebsausgaben (0,30 € bis 20 km, danach 0,38 € je Fahrt). Bei 30 % Steuersatz sind das rund 555 € im Jahr — die vollständig verfallen, wenn die genutzte App zwar GPS-Daten sammelt, aber keinen für das Finanzamt verwertbaren, GoBD-konformen Export daraus macht.
Anders als viele der oben verglichenen Apps, die primär auf den Firmenwagen-Vergleich ausgerichtet sind, deckt einfaches-fahrtenbuch.de beide Fälle mit demselben Export ab — ob Firmenwagen mit 1 %-Vergleich oder Privatwagen mit Reisekostenabrechnung.
Bewertung nach Einsatzszenario
Angestellte mit Firmenwagen
Für Angestellte, die das Fahrtenbuch nur für den Steuernachweis beim Arbeitgeber benötigen, ist ein Abo > 10 € / Monat schwer zu rechtfertigen. Entscheidend ist hier die GoBD-Konformität und der Jahres-PDF-Export — beide Features muss die App kostengünstig anbieten.
Kostenfreier Einstieg mit upgradebarem PDF-Export — wie bei einfaches-fahrtenbuch.de — ist für die meisten Angestellten das beste Preis-Leistungsverhältnis.
Selbstständige und Freiberufler
Selbstständige fahren häufig mehrere Fahrzeuge und benötigen eine belastbare Dokumentation für die Betriebsprüfung. Hier zählen: serverseitige Datenspeicherung, Änderungsprotokoll und ein strukturierter Export, den der Steuerberater öffnen kann.
Premium-Abo-Apps liefern das oft, verlangen aber bis zu 25 €/Monat — macht 300 €/Jahr, die als Betriebsausgabe absetzbar sind, aber dennoch unverhältnismäßig sind, wenn günstigere Alternativen dieselben Pflichtfeatures bieten.
Flottenmanager (3+ Fahrzeuge)
Für echte Flottenmanager bieten Spezialanbieter eigene Produkte mit Fahrzeugverwaltung, Kostenverfolgung und teils Telematik. Diese sind in keinem privaten App-Vergleich sinnvoll abzubilden. Wer bis zu 3 Fahrzeuge benötigt, findet das auch im Freemium-Bereich.
Worauf beim Vergleich wirklich achten?
- Datenspeicherung: Werden die Fahrten lokal auf dem Gerät oder serverseitig gespeichert? Lokale Speicherung bedeutet: Geräteverlust = Datenverlust.
- Unveränderlichkeitsnachweis: Gibt es ein Änderungsprotokoll, das zeigt, wer wann was geändert hat?
- Export-Format: Kann der Jahresbericht direkt an den Steuerberater geschickt werden, oder ist das ein proprietäres Format?
- Offline-Fähigkeit: Funktioniert die App zuverlässig in Gebieten mit schlechtem Mobilfunkempfang?
- Datenschutz: Wo werden die Daten gespeichert — DE, EU oder international?
Viele Apps locken mit „30 Tage kostenlos" — danach folgt ein Abo, das oft automatisch verlängert wird. Lesen Sie die Kündigungsbedingungen, bevor Sie Zahlungsdaten hinterlegen.