Absetzbar oder nicht — die Übersicht
| Fahrtanlass | Absetzbar? |
|---|---|
| Fahrt zur Kundin für Beratung oder Verkauf | ja |
| Fahrt zur Produktpräsentation / Home-Party | ja |
| Fahrt zu Schulung, Seminar oder Teammeeting | ja |
| Fahrt zu einem Firmen-Event oder Kongress | ja |
| Fahrt zum Post-/Paketversand von Bestellungen | ja |
| Fahrt zum Einkauf von Produkten für den eigenen Gebrauch | nein |
| Fahrt zu einem rein privaten Treffen mit geschäftlichem „Nebenaspekt" | in der Regel nein |
Die letzte Zeile ist in der Praxis die häufigste Streitfrage: Ein Kaffeetreffen mit einer Freundin, bei dem nebenbei auch über Produkte gesprochen wird, bleibt eine private Fahrt — der geschäftliche Nebenaspekt reicht nicht aus, um den Grundcharakter des Treffens zu ändern. Umgekehrt zählt ein Termin, der von Anfang an als Beratungsgespräch vereinbart wurde und bei dem privat und geschäftlich sich vermischen, in voller Höhe als Dienstfahrt — solange der geschäftliche Zweck erkennbar überwog.
Was pro Fahrt dokumentiert werden sollte
Damit eine Fahrt im Zweifelsfall standhält, reicht der bloße Stichpunkt „Kundentermin" nicht aus. Sinnvoll dokumentiert sind: Datum, Start- und Zielort, gefahrene Kilometer sowie der konkrete geschäftliche Anlass — zum Beispiel „Produktberatung bei Frau Meyer, Musterstadt" statt nur „Kundentermin". Je konkreter die Angabe, desto weniger Raum bleibt für Rückfragen bei einer späteren Prüfung.
Sonderfall: Homeoffice als Ausgangspunkt
Wird die Vertriebstätigkeit von zuhause aus organisiert — Lager für Produktmuster, Schreibtisch für Bestellabwicklung, Video-Calls mit dem Team —, zählt die Wohnung häufig als Betriebsstätte. Das hat eine konkrete Konsequenz für die Fahrtkostenabrechnung: Fahrten von dort zu Kundenterminen sind dann in vollem Umfang als Betriebsausgabe absetzbar, nicht nur zur halbierten Entfernungspauschale, wie sie für den klassischen Arbeitsweg gilt. Der Unterschied wirkt sich direkt auf die Höhe der absetzbaren Kilometerkosten aus und wird in der Praxis häufig übersehen, weil viele Nebenerwerbler ihre Wohnung gar nicht als „Betriebsstätte" wahrnehmen.
Wer 40 Fahrten im Jahr zu je 12 km von zuhause zu Kundenterminen macht, kommt auf 480 km. Bei voller Absetzbarkeit (0,30 €/km) sind das 144 € Betriebsausgaben — bei der halbierten Entfernungspauschale, wie sie für reine Arbeitswege gilt, wäre es nur ein Bruchteil davon.
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