Ich habe jahrelang kein Fahrtenbuch geführt. Nicht aus Bequemlichkeit — ich hatte es mehrfach versucht. Aufgegeben habe ich es trotzdem, und zwar aus einem Grund, der mir erst spät klar wurde: Ein Fahrtenbuch, das nicht lückenlos ist, ist für das Finanzamt wertlos. Nicht schlechter. Wertlos.
Drei Standbeine, ein Auto
Selbstständig bin ich seit Jahren, mal im Nebenerwerb, mal hauptberuflich. Über eine lange Zeit lief das als Gastronom — Wareneinkauf, Anlieferungen organisieren, zu Terminen fahren. Parallel dazu, seit Längerem, YouTube und Twitch. Und dazu noch ein Vertrieb für Parfum und Kosmetik, bei dem ich Bestellungen teilweise selbst ausliefere — meist kurze Strecken, zehn Kilometer hin, zehn Kilometer zurück. Drei völlig unterschiedliche Geschäfte, aber alle brauchen irgendwann denselben Satz Autoschlüssel: zum Großhandel, zum Dreh, zu einer Auslieferung, zur Post.
Gerade diese kurzen Lieferfahrten waren bei mir der klassische Fall, der im Alltag unterging: zwanzig Kilometer, keine große Sache, schnell erledigt — und genau deshalb selten notiert. Mit der Kilometerpauschale multipliziert ist das trotzdem echtes Geld, das bei jeder nicht dokumentierten Fahrt einfach verschwindet. Summiert sich das über Monate, frisst das genau den Gewinn auf, den so eine kleine Lieferung eigentlich bringen sollte.
Für all diese Fahrten mit dem eigenen Privatwagen kann man die Kilometerpauschale steuerlich geltend machen. Vorausgesetzt, man kann sie nachweisen. Und genau da fing das Problem an.
Wie ein Fahrtenbuch bei mir eingeschlafen ist
Papier war der erste Versuch. Funktioniert, solange man diszipliniert jede Fahrt notiert — Datum, Kilometerstand, Ziel, Zweck. Ich war das nicht. Eine hektische Woche, zwei vergessene Einträge, und plötzlich stimmten die Kilometerstände nicht mehr zusammen. Danach Excel, in der Annahme, das sei ordentlicher. War es nicht wirklich: Man kann jede Zelle nachträglich ändern, ohne dass irgendwo eine Spur davon bleibt. Genau das ist der Grund, warum Finanzämter Excel-Fahrtenbücher in der Praxis kaum anerkennen — dazu gibt es mehr im GoBD-Ratgeber.
Der eigentliche Bruch kam aber nicht aus einer Prüfung, sondern aus mir selbst. Eine vergessene Fahrt, dann eine zweite, dann ein paar Wochen Rückstand. Ab dem Punkt war das Fahrtenbuch für das laufende Jahr faktisch nicht mehr verwertbar — lückenlos ist lückenlos, nicht "fast lückenlos". Also habe ich es weggelegt. Nicht nur für diesen Monat. Für gute anderthalb Jahre.
Ich bin in der Zeit weiter mit dem Privatwagen zum Großhandel, zu Terminen und Drehs gefahren — nur eben ohne die Fahrten hinterher beim Finanzamt einzureichen. In der Annahme, ein löchriges Fahrtenbuch würde ohnehin abgelehnt, habe ich das Geld komplett verschenkt, statt wenigstens die Fahrten aufzuzeichnen, die ich noch lückenlos belegen konnte.
Die Suche nach einer Alternative
Als ich mich irgendwann wieder damit befasst habe, bin ich auf ein Muster gestoßen, das sich durch fast alle Fahrtenbuch-Apps zieht: kostenlos bis zehn oder fünfzehn Fahrten im Monat, danach ein Abo. Für einen Firmenwagen-Vielfahrer ist das ein fairer Deal. Für mich nicht. Bei mir kommen in einem durchschnittlichen Monat vielleicht ein bis drei geschäftliche Fahrten mit dem Privatwagen zusammen — Wareneinkauf, ein Termin, ein Materialkauf für einen Dreh. Für drei Fahrten im Monat ein Abo abzuschließen, lohnt sich schlicht nicht. Trotzdem wollte ich die Kilometerpauschale, die mir zusteht, nicht länger verschenken, nur weil ich die falsche Nutzergruppe für die bestehenden Apps war.
Diese Lücke zwischen "brauche kein teures Firmenwagen-Tool" und "will das Geld trotzdem nicht verschenken" hat mir bei bestehenden Angeboten niemand geschlossen. Also habe ich angefangen, selbst eine App zu bauen, die für genau diesen Fall gemacht ist: GPS zeichnet die Fahrt automatisch auf, keine manuelle Eintragung, die vergessen werden kann, und eine Basisversion, die auch bei drei Fahrten im Monat dauerhaft kostenlos bleibt, weil sie sich über Werbung trägt statt über ein Abo, das sich für Wenigfahrer nie rechnet.
Was daraus geworden ist
einfaches-fahrtenbuch.de ist kein Produkt für den klassischen Firmenwagen-Fuhrpark — das gibt es bereits zur Genüge. Es ist für Handwerker, Freelancer, Content Creator und alle, die mit dem eigenen Auto ab und zu geschäftlich unterwegs sind und dafür bisher entweder zu viel gezahlt oder ganz aufgegeben haben, wie ich es eine Zeit lang getan habe. Wie das technisch gegen genau das Problem der vergessenen Fahrt gebaut ist, das mich selbst zum Aufgeben gebracht hat, beschreibe ich im nächsten Artikel: Eine vergessene Fahrt, ein verlorenes Jahr.