Wer darf den Gewinn per EÜR ermitteln?
Die Berechtigung zur Gewinnermittlung mittels Einnahmen-Überschuss-Rechnung ist in § 4 Abs. 3 Einkommensteuergesetz (EStG) geregelt. Dabei unterscheidet das Gesetz vor allem nach der Art der Tätigkeit:
- Freiberufler (§ 18 EStG) — Angehörige freier Berufe (z. B. IT-Consultants, Coaches, Journalisten, Ärzte, Rechtsanwälte) dürfen ihren Gewinn grundsätzlich dauerhaft nach § 4 Abs. 3 EStG ermitteln. Eine gesetzliche Pflicht zur doppelten Buchführung besteht für diese Gruppe in der Regel nicht.
- Gewerbetreibende — Gewerbliche Unternehmen können die EÜR nutzen, solange sie nicht in den Anwendungsbereich der Buchführungspflicht nach § 141 Abgabenordnung (AO) fallen. Ausschlaggebend sind hier bestimmte Umsatz- und Gewinngrenzen, deren Überschreitung dazu führt, dass der Betrieb zur doppelten Buchführung mit Bilanz verpflichtet wird — vermittelt über § 140 AO in Verbindung mit den handelsrechtlichen Vorschriften.
Abgrenzung zur Kleinunternehmerregelung
Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG betrifft ausschließlich die Umsatzsteuer und befreit von der Pflicht, Umsatzsteuer auszuweisen und abzuführen. Sie ändert nichts an der Pflicht zur Gewinnermittlung für die Einkommensteuer.
Auch Kleinunternehmer müssen ihren Gewinn elektronisch über die amtliche Anlage EÜR einreichen, in der Einnahmen und Ausgaben nach vorgegebenen Kennziffern gegliedert werden. Eine rein formlose Papieraufstellung reicht dafür nicht aus; die Daten müssen in der Struktur der amtlichen Vordrucke abgebildet werden.
Das Zufluss-Abfluss-Prinzip nach § 11 EStG
Kern der EÜR ist das Zufluss-Abfluss-Prinzip: Maßgeblich ist nicht der Zeitpunkt der Leistungserbringung oder der Rechnungsstellung, sondern der Zeitpunkt des tatsächlichen Geldflusses. Die Rechtsgrundlagen finden sich in § 11 EStG.
- Zufluss von Einnahmen (§ 11 Abs. 1 EStG) — Einnahmen gelten als zugeflossen, sobald sie dem Steuerpflichtigen wirtschaftlich zur Verfügung stehen – in der Praxis meist mit der Wertstellung auf dem Geschäftskonto oder der Vereinnahmung von Bargeld. Eine Rechnung, die im Dezember geschrieben, aber erst im Januar bezahlt wird, erhöht den Gewinn des Folgejahres.
- Abfluss von Ausgaben (§ 11 Abs. 2 EStG) — Betriebsausgaben mindern den Gewinn in dem Kalenderjahr, in dem die Zahlung tatsächlich geleistet wird. Maßgeblich ist der Zeitpunkt, zu dem das Geld das Konto verlässt oder bar ausgegeben wird.
Die 10-Tage-Regel als Ausnahme
Eine wichtige Durchbrechung des reinen Cash-Flow-Prinzips ist die sogenannte 10-Tage-Regel. Regelmäßig wiederkehrende Zahlungen – etwa Mieten, Leasingraten oder bestimmte Steuerzahlungen – können wirtschaftlich dem Jahr zugerechnet werden, zu dem sie gehören, wenn sie innerhalb eines eng begrenzten Zeitraums vor oder nach dem Jahreswechsel fällig werden und auch tatsächlich gezahlt werden. Der genaue Anwendungsbereich dieser Regel sollte im Einzelfall mit dem Steuerberater abgestimmt werden.
Neben Einnahmen und Ausgaben aus dem Zufluss-Abfluss-Prinzip müssen auch die zugrunde liegenden Rechnungen, Kundendaten und Belege nachvollziehbar vorliegen. Wer diese Verwaltung strukturiert angehen möchte, kann dafür ein einfaches Rechnungstool wie einfaches-buero.de nutzen.
Fahrtkosten in der Anlage EÜR vorbereiten
Fahrtkosten sind für viele Kleinselbstständige eine zentrale Betriebsausgabenposition. Sie können als Reisekosten, als Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte oder – bei Fahrzeugen im Betriebsvermögen – über die Fahrtenbuchmethode abgebildet werden.
Um späteren Diskussionen mit der Finanzverwaltung vorzubeugen, ist es empfehlenswert, die zugrunde liegenden Fahrten sauber zu dokumentieren und die daraus resultierenden Summen klar getrennt vorzubereiten. Das elektronische Fahrtenbuch von einfaches-fahrtenbuch.de kann dabei unterstützen:
- Es erfasst betriebliche Fahrten automatisch und speichert die Daten strukturiert.
- Am Jahresende lassen sich die betriebsrelevanten Kilometer in Form einer klar ausgewiesenen Jahresgesamtsumme exportieren.
- Auf dieser Basis können die entsprechenden Beträge leichter den passenden Kennziffern der Anlage EÜR zugeordnet werden – etwa für Reisekosten oder Kfz-Kosten.
Wichtig ist dennoch, dass die Zuordnung zur richtigen steuerlichen Kategorie (z. B. Reisekosten vs. Entfernungspauschale, Privatfahrten vs. betriebliche Fahrten) im Zweifel mit dem Steuerberater abgestimmt wird. Das Fahrtenbuch liefert die Faktenbasis, ersetzt aber nicht die rechtliche Einordnung im Einzelfall.