Wer gilt überhaupt als Freiberufler?
Freiberuflich ist nicht, wer sich selbst so nennt. § 18 Einkommensteuergesetz zählt bestimmte Katalogberufe auf — unter anderem Ärzte, Rechtsanwälte, Steuerberater, Architekten, Journalisten und Ingenieure — sowie diesen "ähnliche Berufe". Auch wissenschaftliche, künstlerische, schriftstellerische, unterrichtende und erzieherische Tätigkeiten können darunterfallen. Ob eine konkrete Tätigkeit tatsächlich freiberuflich ist, entscheidet nicht die Berufsbezeichnung, sondern die tatsächliche Ausgestaltung und die eigene Qualifikation.
Gerade bei neueren oder unscharf abgegrenzten Tätigkeiten — etwa im IT- oder Beratungsumfeld — stuft das Finanzamt nicht automatisch als freiberuflich ein. Eine Fehleinschätzung kann rückwirkend zur Gewerbesteuerpflicht führen. Im Zweifel lohnt sich eine Abstimmung mit dem Finanzamt oder Steuerberater vor der Anmeldung.
Unterschied zum Gewerbetreibenden
Der praktische Unterschied ist erheblich: Freiberufler melden kein Gewerbe an, zahlen keine Gewerbesteuer und müssen nicht zwangsläufig Mitglied der IHK oder HWK werden. Stattdessen erfolgt die Anmeldung direkt beim zuständigen Finanzamt. Das ändert nichts an der grundsätzlichen Steuerpflicht — Einkommensteuer und, außerhalb der Kleinunternehmerregelung, Umsatzsteuer fallen für Freiberufler genauso an wie für Gewerbetreibende.
Anmeldung beim Finanzamt
Ohne Gewerbeanmeldung entfällt auch die automatische Weiterleitung ans Finanzamt. Freiberufler müssen die Aufnahme ihrer Tätigkeit selbst und formlos beim zuständigen Finanzamt melden — üblicherweise innerhalb eines Monats nach Start. Danach kommt der "Fragebogen zur steuerlichen Erfassung", in dem unter anderem die erwartete Umsatz- und Gewinnhöhe sowie die Entscheidung über die Kleinunternehmerregelung abgefragt werden.
Gewinnermittlung per EÜR
Freiberufler dürfen ihren Gewinn unabhängig von der Umsatzhöhe grundsätzlich per Einnahmen-Überschuss-Rechnung nach § 4 Abs. 3 EStG ermitteln — eine Pflicht zur doppelten Buchführung mit Bilanz entsteht für sie im Regelfall nicht. Was dabei konkret zu beachten ist, insbesondere das Zufluss-Abfluss-Prinzip: EÜR für Kleinselbstständige — die Grundlagen →
Kleinunternehmerregelung prüfen
Unabhängig von Freiberuflichkeit oder Gewerbe kann die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG greifen, solange bestimmte Umsatzgrenzen nicht überschritten werden. Sie befreit von der Pflicht, Umsatzsteuer auszuweisen und abzuführen — bindet aber bei Verzicht auf die Regelung für mehrere Jahre an die Regelbesteuerung. Die Entscheidung sollte vor der ersten Rechnung feststehen: Kleinunternehmer oder Regelbesteuerung? →
Rechnungen und Pflichtangaben
Auch ohne Gewerbeanmeldung gelten für Freiberufler dieselben Pflichtangaben auf Rechnungen wie für andere Selbstständige — vollständiger Name, Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr., fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung und je nach Kleinunternehmerstatus der entsprechende Hinweis zur Umsatzsteuerbefreiung. Eine strukturierte Rechnungsverwaltung von Anfang an erspart im Nachhinein viel Sucharbeit — etwa mit einem einfachen Werkzeug wie einfaches-buero.de.
Fahrtkosten und Kilometerpauschale
Betrieblich veranlasste Fahrten können Freiberufler grundsätzlich als Betriebsausgabe ansetzen. Bei einem Privatfahrzeug lässt sich dafür meist die Kilometerpauschale für die tatsächlich gefahrenen betrieblichen Kilometer nutzen; bei einem Fahrzeug im Betriebsvermögen zählen stattdessen die realen Fahrzeugkosten samt dem privaten Nutzungsanteil.
Ein vollständiges, GoBD-konformes Fahrtenbuch ist dabei nicht für jede gelegentliche betriebliche Fahrt mit dem Privatwagen zwingend — häufig reicht eine geordnete, zeitnahe Aufstellung. Anders sieht es aus, sobald der private Nutzungsanteil eines Betriebsfahrzeugs über die Fahrtenbuchmethode ermittelt werden soll: Dann muss das Fahrtenbuch den vollen formellen Anforderungen genügen. Die Unterscheidung im Detail: Fahrtenbuch Pflicht — wer muss eines führen? →
Die Kilometerpauschale für betriebliche Fahrten mit dem Privatwagen ist etwas anderes als die Entfernungspauschale für den täglichen Arbeitsweg von Arbeitnehmern. Beide Begriffe werden in der Praxis häufig verwechselt.
Versicherungen nicht vergessen
Eine Berufshaftpflichtversicherung ist für viele freiberufliche Tätigkeiten sinnvoll, für manche Katalogberufe — etwa Ärzte oder Rechtsanwälte — sogar verpflichtend vorgeschrieben. Zusätzlich lohnt sich ein Blick auf die freiwillige Weiterversicherung in der gesetzlichen Kranken- und Rentenversicherung, da mit dem Ende eines Angestelltenverhältnisses die Pflichtversicherung entfällt.
Die Schritte in der richtigen Reihenfolge
- Tätigkeit anhand § 18 EStG einordnen, im Zweifel beim Finanzamt abklären
- Aufnahme der Tätigkeit formlos beim Finanzamt anzeigen
- Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen, Kleinunternehmerregelung entscheiden
- Berufshaftpflicht und weitere Versicherungen prüfen
- Rechnungsvorlage mit allen Pflichtangaben einrichten
- Fahrten ab dem ersten Kundentermin dokumentieren
Weiterlesen: Persönliche Voraussetzungen für die Selbstständigkeit → · Fahrtkosten in der EÜR richtig eintragen →