Ich habe einen Firmenwagen. Eigentlich wäre es also naheliegend, auch zum Videodreh mit diesem Fahrzeug zu fahren. Aber manchmal sieht die Realität etwas anders aus. Wenn ich beispielsweise an die Küste fahre, um dort ein neues Video für YouTube oder Instagram zu produzieren, nehme ich gelegentlich lieber mein privates Cabrio. Nicht, weil mein Firmenwagen unzuverlässig wäre, sondern weil das Cabrio einfach besser zum Thema, zur Landschaft und zum geplanten Video passt.
Gerade bei Content-Produktion kann das Fahrzeug selbst schließlich Teil des Inhalts sein — ein Fahrzeugtest, ein Reisevideo, ein Ausflug, eine Fotostrecke oder einfach Aufnahmen, bei denen das Cabrio zur gewünschten Bildsprache passt. Damit stellt sich für mich aber eine wichtige steuerliche Frage: Ist die Fahrt mit meinem Privatfahrzeug trotzdem eine betriebliche Fahrt? Meine Antwort darauf lautet: Ja, das kann sie sein. Entscheidend ist nicht allein, welches Auto ich benutze, sondern vor allem, warum ich die Fahrt unternehme.
Privatfahrzeug bedeutet nicht automatisch Privatfahrt
Wenn ich mein privates Auto für meine selbstständige Tätigkeit einsetze, wird das Fahrzeug dadurch nicht automatisch zu einem betrieblichen Fahrzeug. Gleichzeitig bedeutet „Privatfahrzeug" aber auch nicht automatisch, dass jede damit zurückgelegte Strecke steuerlich privat ist.
Das Bundesministerium der Finanzen weist bei der Einnahmenüberschussrechnung ausdrücklich darauf hin, dass die Kosten für die betriebliche Nutzung eines privaten Kraftfahrzeugs entweder pauschal mit 0,30 Euro für jeden vollen Kilometer oder anhand der anteilig tatsächlich entstandenen Aufwendungen angesetzt werden können. Für mich bedeutet das praktisch: Wenn ich mit meinem privaten Cabrio zu einem Dreh fahre und dieser Dreh Bestandteil meiner selbstständigen Tätigkeit ist, kann die Fahrt grundsätzlich betrieblich veranlasst sein — vorausgesetzt, ich kann nachvollziehbar darstellen, warum ich sie gemacht habe.
Wann ist die Fahrt zum Videodreh betrieblich?
Bei meiner eigenen Content-Produktion können unterschiedliche Situationen vorkommen. Eine Fahrt kann beispielsweise betrieblich veranlasst sein, wenn ich ein YouTube-Video produziere, ein Instagram-Reel drehe, Foto- oder Videomaterial für meine Website erstelle, einen Fahrzeugtest vorbereite, einen Erfahrungsbericht produziere, Aufnahmen für einen Sponsor- oder Affiliate-Inhalt erstelle, Locations für eine geplante Produktion aufsuche oder bereits vorhandenes Material für meine geschäftliche Tätigkeit ergänze.
Dabei kommt es für mich nicht darauf an, ob während der gesamten Fahrt eine Kamera läuft. Wenn der konkrete Zweck der Fahrt darin besteht, an einem bestimmten Ort Material für meine unternehmerische Tätigkeit zu produzieren, spricht das grundsätzlich für eine betriebliche Veranlassung. Das muss ich allerdings von einer Situation unterscheiden, in der ich eigentlich einen privaten Ausflug mache und zufällig ein paar Aufnahmen für meinen Kanal mitnehme.
Der Unterschied zwischen Videodreh und Privatausflug
Genau hier wird es interessant. Wenn ich morgens ins Cabrio steige und mit dem einzigen Ziel an die Küste fahre, dort ein geplantes Video zu produzieren, ist das etwas anderes, als wenn ich ohnehin privat einen Tagesausflug an die Küste machen wollte und nebenbei ein paar Aufnahmen erstelle. Die steuerliche Einordnung hängt deshalb immer vom tatsächlichen Gesamtbild ab.
Der Bundesfinanzhof hat bei gemischt veranlassten Reisen klargestellt, dass berufliche und private Anteile grundsätzlich aufgeteilt werden können, wenn sie sich sachgerecht voneinander trennen lassen. Als möglicher Aufteilungsmaßstab kommen beispielsweise die jeweiligen Zeitanteile infrage. Das bedeutet für mich: Ich muss eine Reise nicht zwangsläufig komplett als betrieblich oder komplett als privat behandeln, wenn tatsächlich beides vorhanden ist.
Mein Beispiel: Fahrt an die Küste
Nehmen wir an, ich fahre mit meinem privaten Cabrio von meinem Wohnort an die Küste. Mein ursprünglicher Plan sieht vor, dort mehrere Stunden für ein neues YouTube-Video zu drehen. Die Hinfahrt zum geplanten Drehort steht dann zunächst in einem unmittelbaren Zusammenhang mit meiner betrieblichen Tätigkeit. Vor Ort fahre ich anschließend noch zu einem zweiten Aussichtspunkt, weil ich dort zusätzliche Aufnahmen für das Video machen möchte — auch diese Fahrt kann betrieblich veranlasst sein, wenn sie tatsächlich der Produktion dient.
Danach ist mein Dreh beendet. Wenn ich anschließend mit meiner Familie in ein Restaurant fahre, um dort gemeinsam zu essen, ist dieser Teil meines Tages dagegen privat. Fahre ich danach wieder nach Hause, muss ich mir den konkreten Zusammenhang ebenfalls anschauen: War die Rückfahrt der normale Abschluss meiner betrieblich veranlassten Auswärtstätigkeit, spricht vieles für eine betriebliche Fahrt. Habe ich dagegen anschließend noch einen längeren privaten Aufenthalt eingebaut, muss ich die Reise entsprechend aufteilen. Genau deshalb ist eine saubere Dokumentation für mich so wichtig — welche Fahrten in der Praxis überhaupt zählen, habe ich auch im Artikel Welche Fahrten darf ich absetzen? zusammengefasst.
Was ich bei meinem Privat-Cabrio dokumentiere
Ich würde bei einer solchen Fahrt nicht einfach nur „Küste" oder „Videodreh" in meine Unterlagen schreiben. Je nachvollziehbarer der betriebliche Anlass ist, desto besser. Ich halte fest: Datum, Start, konkretes Ziel, tatsächlich gefahrene Kilometer und den Anlass — etwa „Produktion eines YouTube-Videos, Außen- und Fahrzeugaufnahmen". Zusätzlich können Unterlagen wie das veröffentlichte Video, Projektdateien, Drehpläne, Rechnungen, E-Mails mit Geschäftspartnern oder Kalendernotizen hilfreich sein.
Das BMF nennt bei beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten ebenfalls die Aufzeichnung beziehungsweise den Nachweis von beruflicher Veranlassung, Reisedauer und Reiseweg anhand geeigneter Unterlagen. Ein elektronisches Fahrtenbuch ist dabei besonders praktisch, weil ich die gefahrenen Kilometer und den Anlass direkt bei der Fahrt dokumentieren kann, statt es abends aus dem Gedächtnis zu rekonstruieren.
0,30 Euro pro Kilometer — aber nicht mit der Entfernungspauschale verwechseln
Ein Punkt ist mir dabei besonders wichtig: Die 0,30 Euro pro Kilometer für eine betriebliche Fahrt mit dem privaten Pkw sind nicht dasselbe wie die Entfernungspauschale. Bei einer betrieblich veranlassten Auswärtstätigkeit kann für einen Pkw grundsätzlich der pauschale Kilometersatz von 0,30 Euro je gefahrenem Kilometer angesetzt werden — diesen Satz weist das BMF für Reisekosten ausdrücklich aus. Für die Wege zwischen Wohnung und erster Betriebsstätte gelten dagegen besondere Regeln zur Entfernungspauschale. Das sollte ich nicht miteinander vermischen, und auch das BMF unterscheidet diese Fälle in den Vorgaben zur EÜR ausdrücklich. Mehr zu dieser Abgrenzung und einer Beispielrechnung steht im Artikel Kilometerpauschale in der EÜR.
Was passiert bei einem privaten Abstecher?
In meinem Alltag kann natürlich beides zusammenkommen. Vielleicht fahre ich zum Videodreh an die Küste und bleibe danach noch zwei Stunden privat dort, oder ich verbinde eine geschäftliche Produktion mit einem privaten Wochenende. Dann sollte ich nicht einfach die gesamte Strecke als betrieblich deklarieren. Der BFH hat die Möglichkeit einer Aufteilung gemischt veranlasster Reisekosten grundsätzlich anerkannt, wenn sich die beruflichen und privaten Anteile anhand sachgerechter Kriterien voneinander trennen lassen. Für mich bedeutet das vor allem: Private Teile sollten auch als privat behandelt werden. Das macht die betriebliche Dokumentation nicht schlechter — im Gegenteil. Eine ehrliche Trennung macht sie nachvollziehbarer.
Mein Fazit zum Privat-Cabrio beim Videodreh
Mein privates Cabrio wird nicht dadurch zum Firmenwagen, dass ich damit ein YouTube-Video produziere. Aber genauso wenig wird eine Fahrt automatisch zu einer Privatfahrt, nur weil ich dafür mein eigenes Fahrzeug benutze. Wenn der konkrete Zweck meiner Fahrt darin besteht, Inhalte für meine selbstständige Tätigkeit zu produzieren, kann die Fahrt betrieblich veranlasst sein. Bei einem privaten Pkw kann ich die betrieblich veranlassten Kilometer grundsätzlich mit dem entsprechenden Kilometersatz berücksichtigen oder — je nach gewählter Methode — die anteiligen tatsächlichen Fahrzeugkosten ansetzen.
Für mich bleibt deshalb eine einfache Grundregel: Nicht das Auto entscheidet darüber, ob eine Fahrt betrieblich ist, sondern der tatsächliche Anlass der Fahrt. Wenn ich mein Cabrio für einen echten Videodreh nutze, dokumentiere ich die Fahrt entsprechend. Wenn ich danach noch privat unterwegs bin, trenne ich diesen Teil sauber. So bleibt mein Cabrio mein Privatfahrzeug — und die betrieblich veranlasste Fahrt kann trotzdem steuerlich berücksichtigt werden.
Rechtliche Grundlagen und Quellen
- § 4 Abs. 4 EStG: Betriebsausgaben sind Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind.
- § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a EStG: Regelung zu beruflich veranlassten Fahrten und pauschalen Kilometersätzen bei Auswärtstätigkeiten.
- BMF, Anlage EÜR: Für die betriebliche Nutzung eines privaten Kfz werden ausdrücklich 0,30 Euro je vollem Kilometer oder alternativ die anteiligen tatsächlichen Aufwendungen genannt.
- BFH zur gemischt veranlassten Reise: Berufliche und private Reiseanteile können unter bestimmten Voraussetzungen sachgerecht aufgeteilt werden.
Hinweis: Die steuerliche Behandlung hängt immer vom konkreten Einzelfall ab. Dieser Artikel stellt keine individuelle Steuerberatung dar.