Von einem nebenberuflich Selbstständigen für nebenberuflich Selbstständige
Auch der Weg zum Paketshop kann eine Geschäftsreise sein
Wenn ich an betriebliche Autofahrten denke, denke ich normalerweise an Kundentermine, Lieferanten oder größere Geschäftsreisen. Aber gerade bei einer nebenberuflichen Selbstständigkeit sind es oft die kleinen Fahrten, die sich im Laufe eines Jahres summieren. Ein Paket muss verschickt werden. Eine Rücksendung muss zur Post. Ein Produkt muss zu einem Kunden. Oder ich muss Unterlagen beziehungsweise Material abholen. Für solche kurzen Strecken nehme ich häufig nicht den Firmenbulli, sondern meinen Privatwagen.
Und dann stellt sich die Frage: Ist der Weg zum Paketshop überhaupt eine betriebliche Fahrt? Wenn ich dort etwas im Zusammenhang mit meiner selbstständigen Tätigkeit erledige, kann die Antwort grundsätzlich ja lauten.
Mein Beispiel: Ein Paket für einen Kunden
Ich betreibe nebenberuflich ein kleines Onlineprojekt und muss etwas an einen Kunden verschicken. Das Paket ist fertig. Ich nehme meinen Privatwagen und fahre damit zum Paketshop. Die Fahrt hat einen eindeutigen betrieblichen Anlass: Ich bringe eine geschäftliche Sendung auf den Weg. Dass die Fahrt nur wenige Kilometer lang ist, macht sie nicht automatisch privat. Auch kurze betriebliche Fahrten können betrieblich veranlasst sein. Für mich ist deshalb nicht die Entfernung entscheidend, sondern der Zweck.
Dasselbe gilt für Abholungen
Das Ganze funktioniert natürlich auch in die andere Richtung. Ich erwarte eine Lieferung und muss sie bei einer Abholstation abholen. Oder ich hole Verpackungsmaterial bei einem Lieferanten ab. Oder ich bringe ein Paket zur Post, weil ein Kunde etwas zurückgeschickt hat. Solche Fahrten können ebenfalls unmittelbar mit meiner selbstständigen Tätigkeit zusammenhängen. Ich würde deshalb nicht nur bei „großen" Geschäftsterminen an das Fahrtenbuch denken. Gerade die vielen kleinen Fahrten können sich über das Jahr zu einer relevanten Strecke summieren.
Mein Fahrtenbuch sollte trotzdem konkret bleiben
Bei einer kurzen Fahrt ist die Versuchung groß, einfach nur „Post" oder „Paket" einzutragen. Ich würde es etwas genauer machen. Zum Beispiel: „Paketversand – Kundenbestellung XY." Oder: „Paketshop – Rücksendung Kundenauftrag." Oder: „Abholung Betriebsmaterial bei Paketstation." Damit ist der betriebliche Anlass wesentlich klarer. Ich muss dabei natürlich keine sensiblen Kundendaten in mein Fahrtenbuch schreiben. Es reicht, wenn ich den Vorgang so beschreibe, dass ich später noch nachvollziehen kann, warum die Fahrt stattgefunden hat.
Wenn ich auf dem Weg noch private Dinge erledige
Auch bei dieser scheinbar einfachen Fahrt kann eine gemischte Fahrt entstehen. Ich fahre zum Paketshop, gebe mein geschäftliches Paket ab und gehe danach noch privat einkaufen. Dann ist der private Teil entsprechend zu berücksichtigen. Oder ich fahre ohnehin zum Supermarkt und bringe auf dem Weg noch ein Paket weg. Dann stellt sich wieder die Frage nach dem tatsächlichen Veranlassungszusammenhang. Eine Fahrt wird nicht automatisch vollständig betrieblich, nur weil ich währenddessen eine geschäftliche Tätigkeit erledige.
Der Bundesfinanzhof hat für gemischt veranlasste Reisen grundsätzlich eine Aufteilung zugelassen, wenn sich die beruflichen beziehungsweise betrieblichen und privaten Veranlassungsbeiträge objektiv voneinander abgrenzen lassen — mehr dazu im Artikel Privat unterwegs und trotzdem geschäftlich.
Beispiel: Paketshop und Supermarkt
Nehmen wir an, ich fahre von zu Hause los. Mein eigentliches Ziel ist der Paketshop, weil ich eine geschäftliche Sendung abgeben muss. Danach fahre ich noch zum Supermarkt und erledige einen privaten Einkauf. Hier sollte ich nicht einfach die gesamte zusätzliche Strecke als betrieblich behandeln. Ich würde die Fahrt entsprechend nachvollziehbar erfassen und den privaten Teil berücksichtigen. Das klingt nach zusätzlichem Aufwand. In der Praxis ist eine klare Trennung aber wesentlich einfacher, als später erklären zu müssen, warum eine offensichtlich private Strecke als Geschäftsweg erfasst wurde.
Was ist mit dem Weg zum Briefkasten?
Auch eine Fahrt zum Briefkasten kann einen betrieblichen Anlass haben. Wenn ich beispielsweise wichtige Geschäftspost versende, kann der Weg dorthin mit meiner Tätigkeit zusammenhängen. Allerdings sollte ich mir auch hier die Frage stellen, ob ich tatsächlich ausschließlich wegen der geschäftlichen Post losgefahren bin. Wenn ich ohnehin privat unterwegs bin und auf dem Weg einen Brief einwerfe, sollte ich daraus nicht automatisch eine vollständige betriebliche Fahrt machen. Wie so oft entscheidet der tatsächliche Zusammenhang.
Kleine Fahrten werden schnell viele Kilometer
Genau deshalb finde ich dieses Thema für Selbstständige interessant. Eine einzelne Fahrt zum Paketshop sind vielleicht nur wenige Kilometer. Aber im Laufe eines Jahres kommen schnell viele solcher Wege zusammen: Paketshop, Post, Abholstation, Lieferant, Baumarkt, Druckerei, Bürobedarf, Kundentermine, Werkstatt, Steuerberater. Jede einzelne Fahrt erscheint vielleicht unwichtig. Zusammen können sie aber einen erheblichen Teil meiner betrieblichen Fahrleistung ausmachen. Deshalb lohnt es sich, auch solche kurzen Fahrten konsequent zu dokumentieren.
Privatwagen oder Firmenbulli?
Wenn ich einen Firmenbulli habe, stellt sich natürlich wieder die Frage, warum ich für einen kleinen Paketversand den Privatwagen nehme. Die Antwort kann ganz einfach sein: Der Bulli wird für Materialtransporte benötigt. Oder er ist gerade anderweitig unterwegs. Oder der Privatwagen ist für die kurze Fahrt praktischer. Das Vorhandensein eines Firmenwagens bedeutet nicht automatisch, dass ich jede betriebliche Fahrt zwingend mit diesem Fahrzeug durchführen muss — dazu auch mehr im Artikel Darf ich trotz Firmenwagen mein Privatfahrzeug nutzen?. Auch hier sollte meine Dokumentation nachvollziehbar bleiben. Zum Beispiel: „Paketversand – Privatwagen genutzt, Firmenbulli für Materialtransport benötigt."
Mein einfacher Fahrtenbuch-Eintrag
Ich würde solche Fahrten möglichst unkompliziert erfassen. Beispiele:
| Strecke | Anlass |
|---|---|
| Westoverledingen – Leer | Paketversand Kundenbestellung |
| Westoverledingen – Papenburg | Abholung Betriebsmaterial |
| Westoverledingen – Oldenburg | Geschäftliche Rücksendung |
| Westoverledingen – Emden | Abholung Lieferung |
| Westoverledingen – Leer | Versand Unterlagen Geschäftspartner |
Damit weiß ich auch Monate später noch, warum ich die Fahrt gemacht habe.
Mein Fazit
Der Weg zum Paketshop klingt zunächst nach einer Kleinigkeit. Für mich ist er aber genauso eine betriebliche Fahrt wie viele andere Wege, wenn ich ihn tatsächlich wegen meiner selbstständigen Tätigkeit zurücklege. Ob ich dabei einen Kunden besuche, Material abhole oder ein Paket verschicke, ist für die grundsätzliche Frage nicht entscheidend. Entscheidend ist der betriebliche Anlass. Ich sollte deshalb auch kurze Fahrten nicht einfach vergessen, sondern sie nachvollziehbar dokumentieren.
Meine einfache Regel lautet: Wenn ich wegen meiner Selbstständigkeit ins Auto steige, sollte ich auch bei kurzen Strecken darüber nachdenken, wie ich den betrieblichen Anlass später nachweisen kann. Und wenn ich dieselbe Fahrt mit privaten Erledigungen verbinde, trenne ich die entsprechenden Anteile sauber.
Rechtliche Grundlagen
- § 4 Abs. 4 EStG: Betriebsausgaben sind Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind.
- BMF – Anlage EÜR: Bei der betrieblichen Nutzung eines privaten Kraftfahrzeugs können grundsätzlich 0,30 Euro je vollem Kilometer oder die anteiligen tatsächlichen Aufwendungen berücksichtigt werden.
- BFH zur gemischt veranlassten Reise: Betriebliche und private Anteile können bei objektiver Abgrenzbarkeit grundsätzlich aufgeteilt werden.
Hinweis: Die steuerliche Behandlung hängt vom konkreten Einzelfall ab. Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Steuerberatung.