Von einem nebenberuflich Selbstständigen für nebenberuflich Selbstständige
Wenn der Baumarkt plötzlich zum Arbeitsplatz gehört
Ich glaube, kaum eine Fahrt ist für Selbstständige so alltäglich wie der Weg zum Baumarkt, Großhandel oder Fachmarkt. Auch bei mir kommt es vor, dass ich kurzfristig Material für meine selbstständige Tätigkeit benötige. Vielleicht brauche ich Werkzeug, Kabel, Verpackungsmaterial, Befestigungsmaterial oder etwas ganz anderes für ein laufendes Projekt.
Normalerweise könnte ich dafür meinen Firmenbulli nehmen. Aber was ist, wenn der Bulli gerade anderweitig gebraucht wird? Oder wenn ich nur ein kleines Teil benötige und mit meinem Privatwagen deutlich schneller unterwegs bin? Dann fahre ich eben mit meinem Privatfahrzeug. Und genau hier stellt sich die Frage: Kann eine solche Fahrt trotzdem eine betriebliche Fahrt sein? Grundsätzlich kommt es auch hier nicht darauf an, welches Fahrzeug ich benutze, sondern warum ich die Fahrt unternehme.
Der Einkauf selbst ist nicht automatisch privat
Wenn ich für meinen Betrieb Material einkaufe, besteht zwischen der Fahrt und meiner selbstständigen Tätigkeit ein konkreter Zusammenhang. Das kann beispielsweise der Einkauf von Werkzeug, Büromaterial, Kabeln, Ersatzteilen, Verpackungsmaterial, Baustoffen, Elektronik, Reinigungsmaterial oder sonstigem betrieblich benötigtem Zubehör sein. Wenn ich dafür mit meinem Privatwagen zum entsprechenden Geschäft fahre, kann die Fahrt betrieblich veranlasst sein.
§ 4 Abs. 4 EStG stellt grundsätzlich darauf ab, ob Aufwendungen durch den Betrieb veranlasst sind. Für mich ist deshalb der entscheidende Punkt nicht „Bin ich mit meinem Privatwagen gefahren?", sondern „Warum bin ich gefahren?"
Mein Privatwagen wird damit nicht zum Firmenwagen
Eine betriebliche Einkaufsfahrt macht mein Privatfahrzeug natürlich nicht automatisch zu einem betrieblichen Fahrzeug. Ich fahre weiterhin mit meinem privaten Auto. Nur der konkrete Einsatz für eine betriebliche Fahrt kann entsprechend berücksichtigt werden.
Das Bundesministerium der Finanzen weist für die Einnahmenüberschussrechnung ausdrücklich darauf hin, dass bei der betrieblichen Nutzung eines privaten Kraftfahrzeugs grundsätzlich entweder ein pauschaler Kilometersatz von 0,30 Euro je vollem Kilometer oder die anteiligen tatsächlichen Aufwendungen berücksichtigt werden können. Eine genauere Beispielrechnung dazu steht im Artikel Kilometerpauschale in der EÜR.
Mein Beispiel: Schnell zum Baumarkt
Ich stelle mir vor, ich sitze gerade an einem Projekt und stelle fest, dass mir ein bestimmtes Kabel und einige Befestigungsteile fehlen. Der nächste Baumarkt ist nur wenige Kilometer entfernt. Mein Firmenbulli ist allerdings mit anderem Material beladen und wird später noch für einen größeren Transport benötigt. Also nehme ich meinen Privatwagen. Ich fahre Wohnort → Baumarkt → Wohnort und kaufe dort ausschließlich Material für mein betriebliches Projekt.
Für mich ist das eine ziemlich eindeutige Situation. Die Fahrt steht unmittelbar mit meiner selbstständigen Tätigkeit in Zusammenhang. Wichtig ist aber, dass ich den Anlass auch entsprechend dokumentiere. Statt einfach „Baumarkt" zu schreiben, würde ich beispielsweise festhalten: „Baumarkt – Einkauf Betriebsmaterial für Projekt XY." Damit ist später deutlich besser nachvollziehbar, warum ich die Fahrt gemacht habe.
Was ist, wenn ich gleichzeitig private Dinge einkaufe?
Noch interessanter wird es, wenn ich ohnehin zum Baumarkt muss und dort gleichzeitig etwas Privates kaufe. Beispielsweise benötige ich für meinen Betrieb Befestigungsmaterial und möchte gleichzeitig Farbe für mein Wohnzimmer kaufen. Dann sollte ich nicht versuchen, den privaten Einkauf künstlich zum betrieblichen Anlass zu machen.
Der entscheidende Zweck der Fahrt kann trotzdem betrieblich sein. Der private Einkauf macht die gesamte Fahrt nicht automatisch zu einer Privatfahrt. Anders sieht es aus, wenn der private Zweck der eigentliche Grund für die Fahrt war und ich lediglich nebenbei eine Kleinigkeit für meinen Betrieb mitnehme. Wie bei anderen gemischt veranlassten Fahrten kommt es auf die konkreten Umstände und eine nachvollziehbare Abgrenzung an — mehr dazu im Artikel Privat unterwegs und trotzdem geschäftlich.
Baumarkt, Großhandel oder Paketshop — der Ort ist nicht entscheidend
Für mich spielt es dabei keine große Rolle, wo ich den Einkauf erledige. Es kann sein, dass ich im Baumarkt, beim Großhändler, im Elektronikmarkt, im Fachhandel, beim Bürobedarf, beim Baustoffhandel oder bei einem Lieferanten etwas für meine Tätigkeit abhole. Die Grundfrage bleibt immer dieselbe: Was war der konkrete betriebliche Anlass für die Fahrt? Je genauer ich diesen Anlass dokumentiere, desto einfacher kann ich ihn später nachvollziehen.
Was ich im Fahrtenbuch eintragen würde
Ich würde meine Einträge möglichst kurz halten. Zum Beispiel:
| Strecke | Anlass |
|---|---|
| Westoverledingen – Leer | Einkauf Betriebsmaterial für Projekt XY |
| Westoverledingen – Papenburg | Abholung Werkzeug für Auftrag XY |
| Westoverledingen – Oldenburg | Einkauf Verpackungsmaterial |
| Westoverledingen – Emden | Abholung Ersatzteil bei Lieferant XY |
Ein Eintrag wie „Einkauf" wäre mir dagegen zu ungenau. Denn Monate später weiß ich vielleicht selbst nicht mehr, was ich damals eigentlich eingekauft habe.
Und wenn ich danach noch privat unterwegs bin?
Auch hier sollte ich sauber trennen. Ich fahre zum Baumarkt, erledige meinen betrieblichen Einkauf und fahre danach noch zu einem Freund. Dann ist die Fahrt nicht automatisch vollständig betrieblich. Oder ich verbinde den Einkauf mit einem privaten Besuch.
Bei gemischten Fahrten sollte ich den privaten und betrieblichen Anteil nachvollziehbar voneinander trennen. Der Bundesfinanzhof erkennt eine Aufteilung gemischt veranlasster Reisekosten grundsätzlich an, wenn sich die jeweiligen Veranlassungsbeiträge objektiv voneinander abgrenzen lassen.
Mein Fazit
Für mich gehört der Weg zum Baumarkt genauso zum normalen Geschäftsalltag wie der Kundentermin. Wenn ich für meine selbstständige Tätigkeit Material benötige und dafür meinen Privatwagen nutze, kann die Fahrt betrieblich veranlasst sein. Entscheidend sind nicht das Schild am Gebäude und auch nicht die Fahrzeugfarbe. Entscheidend ist der tatsächliche Anlass.
Meine einfache Regel lautet deshalb: Betrieblich einkaufen, Fahrt dokumentieren, private Anteile trennen. Wenn ich zusätzlich noch private Dinge erledige, sollte ich das nicht verschweigen. Eine saubere Trennung ist für mich wesentlich besser als der Versuch, jede gefahrene Strecke irgendwie als Geschäftsfahrt darzustellen. Und genau dafür ist ein ordentlich geführtes Fahrtenbuch praktisch: Ich kann später nachvollziehen, wann ich mit welchem Fahrzeug unterwegs war und warum.
Rechtliche Grundlagen
- § 4 Abs. 4 EStG: Betriebsausgaben sind Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind.
- BMF – Anlage EÜR: Bei der betrieblichen Nutzung eines privaten Kfz können grundsätzlich 0,30 Euro je vollem Kilometer oder anteilige tatsächliche Aufwendungen berücksichtigt werden.
Hinweis: Die steuerliche Behandlung hängt vom konkreten Einzelfall ab. Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Steuerberatung.