Von einem nebenberuflich Selbstständigen für nebenberuflich Selbstständige
Firmenwagen in der Einfahrt, Privatwagen auf der Straße
Ich habe einen Firmenwagen. Bei mir ist das ein Firmenbulli, den ich vor allem für bestimmte betriebliche Aufgaben nutze. Trotzdem fahre ich nicht automatisch jede geschäftliche Strecke mit diesem Fahrzeug. Manchmal steht der Firmenwagen zu Hause oder vor der Tür, während ich für eine andere betriebliche Fahrt mein Privatfahrzeug nehme.
Das kann ganz unterschiedliche Gründe haben. Vielleicht ist der Bulli gerade mit Werkzeug, Kartons oder anderem Material beladen. Vielleicht brauche ich für einen Kundentermin überhaupt keinen großen Transporter. Oder ich fahre in eine Innenstadt, in der ich mit einem kleineren Privatwagen deutlich einfacher einen Parkplatz finde. Und manchmal ist es noch einfacher: Für einen bestimmten Termin passt mein Privatfahrzeug schlicht besser.
Gerade als Selbstständiger kann ich deshalb schnell vor der Frage stehen: Darf ich mein Privatfahrzeug geschäftlich nutzen, obwohl ich bereits einen Firmenwagen habe? Grundsätzlich kann das möglich sein. Entscheidend ist für mich nicht allein die Tatsache, dass ein Firmenwagen vorhanden ist. Entscheidend ist vielmehr, ob die konkrete Fahrt betrieblich veranlasst ist und ich die Nutzung meines Privatfahrzeugs entsprechend nachvollziehbar dokumentieren kann.
Ein Firmenwagen bedeutet nicht automatisch: Jede Geschäftsreise damit
Ich sehe meinen Firmenwagen nicht als Fahrzeug, das zwingend für jede einzelne betriebliche Fahrt eingesetzt werden muss. Mein Firmenbulli hat bei mir beispielsweise einen ganz bestimmten praktischen Zweck: Einkäufe, Materialtransporte, Werkzeug oder größere Gegenstände. Wenn ich dagegen nur zu einem Kundentermin fahre und keine größeren Gegenstände transportieren muss, kann mein Privatwagen die praktischere Wahl sein. Das ändert zunächst nichts daran, dass der Termin beruflich beziehungsweise betrieblich veranlasst ist.
Nach § 4 Abs. 4 EStG sind Betriebsausgaben grundsätzlich Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind. Für mich bedeutet das: Ich sollte nicht ausschließlich auf die Frage schauen, welches Fahrzeug ich besitze oder welches Fahrzeug ich hätte verwenden können. Ich sollte mir vor allem ansehen, warum ich gefahren bin und welche Kosten durch diese betriebliche Fahrt entstanden sind.
Mein Firmenbulli ist nicht für jede Situation die beste Wahl
In meinem Alltag gibt es dafür einige ganz normale Beispiele. Ich fahre beispielsweise zum Großhandel, um Material für meine selbstständige Tätigkeit einzukaufen. Dafür nehme ich meinen Firmenbulli, weil ich dort ausreichend Platz habe. Am nächsten Tag fahre ich zu einem Kundentermin. Der Termin benötigt weder Werkzeug noch Material. Der kleinere Privatwagen ist dafür wesentlich praktischer. Warum sollte ich dafür den großen Bulli bewegen, wenn mein Privatwagen für diesen konkreten Zweck besser geeignet ist?
Ein anderes Beispiel ist die Innenstadt. Wenn ich dort einen Termin habe, kann die Parkplatzsuche mit einem großen Fahrzeug deutlich schwieriger sein. Wenn ich mit meinem Privatwagen wesentlich einfacher zum Termin komme, kann das ein nachvollziehbarer praktischer Grund für die Fahrzeugwahl sein.
Auch beim Thema Content-Produktion kann die Situation eine andere sein. Für einen Videodreh kann mein Privatwagen beispielsweise selbst Bestandteil der Aufnahmen sein — dazu mehr im Artikel Mit dem Privat-Cabrio zum Videodreh. Damit unterscheidet sich dieser Beitrag hier allerdings nur in einem Punkt vom Thema des vorherigen: Hier geht es nicht darum, ob ein Privatwagen grundsätzlich für eine betriebliche Fahrt genutzt werden kann, sondern darum, dass daneben bereits ein Firmenfahrzeug vorhanden ist.
Ich sollte die Fahrzeugwahl nachvollziehbar machen
Wenn ich regelmäßig zwischen Firmenwagen und Privatwagen wechsle, würde ich mir angewöhnen, den Grund dafür kurz zu dokumentieren. Nicht, weil ich für jede Fahrt einen Roman schreiben möchte, sondern weil eine kurze Notiz später wesentlich verständlicher sein kann als eine bloße Kilometerzahl.
Statt nur „Kundentermin" zu dokumentieren, kann ich beispielsweise festhalten: „Kundentermin – Privatwagen genutzt, Firmenbulli mit Material beladen." Oder: „Kundentermin Innenstadt – Privatwagen wegen besserer Parkmöglichkeit genutzt." Für einen Videodreh könnte ich schreiben: „Videodreh – Privatwagen für Außenaufnahmen und Fahrzeugaufnahmen eingesetzt." Und bei einer anderen betrieblichen Fahrt vielleicht: „Geschäftlicher Termin – Privatwagen genutzt, da kein Materialtransport erforderlich."
Für mich ist dabei wichtig, dass die Begründung tatsächlich den Tatsachen entspricht. Ich würde mir keinen Grund ausdenken, nur damit eine Fahrt steuerlich besser aussieht. Eine kurze, ehrliche und zeitnah erstellte Dokumentation ist wesentlich sinnvoller.
Was ich nicht machen darf: dieselbe Fahrt doppelt berücksichtigen
Besonders wichtig ist für mich die Abgrenzung zwischen den beiden Fahrzeugen. Wenn ich mit meinem Privatwagen zu einem Kundentermin fahre, kann ich diese konkrete Fahrt nicht gleichzeitig als Fahrt mit dem Firmenwagen behandeln. Die Fahrt findet nur einmal statt. Das klingt selbstverständlich, ist bei der späteren Aufzeichnung aber trotzdem ein Punkt, auf den ich achten sollte.
Ich muss deshalb meine Aufzeichnungen so führen, dass klar erkennbar ist, welches Fahrzeug tatsächlich gefahren wurde. Wenn ich also beispielsweise am Montag mit dem Firmenbulli zum Materialeinkauf fahre und am Dienstag mit dem Privatwagen zum Kundentermin, sollten diese beiden Fahrten auch entsprechend getrennt dokumentiert werden.
Privatwagen neben dem Firmenwagen: Was ist mit den Kilometern?
Bei der betrieblichen Nutzung eines privaten Pkw sieht die steuerliche Behandlung grundsätzlich anders aus als beim Betriebs- beziehungsweise Firmenfahrzeug. Das Bundesministerium der Finanzen weist für die EÜR ausdrücklich darauf hin, dass die Kosten für die betriebliche Nutzung eines privaten Kraftfahrzeugs grundsätzlich entweder pauschal mit 0,30 Euro je vollem Kilometer oder anhand der anteiligen tatsächlichen Aufwendungen berücksichtigt werden können. Mehr zu dieser Berechnung im Artikel Kilometerpauschale in der EÜR.
Für mich ist deshalb wichtig, die tatsächlich betrieblich gefahrenen Kilometer meines Privatwagens nachvollziehbar festzuhalten. Dabei geht es nicht darum, möglichst viele Kilometer aufzuschreiben. Es geht darum, die tatsächlich betrieblich veranlassten Fahrten korrekt zu erfassen.
Was passiert bei einem privaten Umweg?
Natürlich kann auch eine geschäftliche Fahrt mit einem privaten Teil verbunden werden. Ich fahre beispielsweise mit meinem Privatwagen zu einem Kundentermin und erledige auf dem Rückweg noch einen privaten Einkauf. Oder ich fahre nach einem Geschäftstermin nicht direkt nach Hause, sondern mache noch einen privaten Umweg. Dann sollte ich diese private Strecke nicht einfach als betriebliche Kilometer behandeln.
Bei gemischt veranlassten Reisen kann eine Aufteilung erforderlich sein, wenn sich der betriebliche und der private Teil sachgerecht voneinander trennen lassen. Der Bundesfinanzhof hat diese grundsätzliche Möglichkeit bei gemischt veranlassten Reisekosten anerkannt. Auch hier hilft mir eine möglichst einfache Dokumentation — welche Fahrten in der Praxis überhaupt zählen, steht auch im Artikel Welche Fahrten darf ich absetzen?.
Und was ist mit dem normalen Arbeitsweg?
Eine weitere wichtige Abgrenzung betrifft den Weg zwischen Wohnung und erster Tätigkeits- beziehungsweise Betriebsstätte. Wenn ich meinen Privatwagen lediglich dafür nutze, zu meiner regelmäßigen Betriebsstätte zu fahren, ist das steuerlich nicht einfach mit einer normalen betrieblichen Geschäftsreise gleichzusetzen. Hier gelten andere Regelungen, insbesondere die Entfernungspauschale beziehungsweise die entsprechenden Vorschriften für den jeweiligen steuerlichen Sachverhalt. Deshalb sollte ich nicht jede Fahrt, die irgendwie mit meiner Arbeit zusammenhängt, automatisch als normale betriebliche Kilometerfahrt behandeln.
Meine einfache Regel für zwei Fahrzeuge
Wenn ich sowohl einen Firmenwagen als auch einen Privatwagen habe, hilft mir eine einfache Grundregel: Ich dokumentiere nicht nur den Anlass der Fahrt, sondern auch, welches Fahrzeug ich tatsächlich verwendet habe. Zum Beispiel:
| Fahrt | Fahrzeug | Einordnung |
|---|---|---|
| Materialeinkauf beim Großhandel | Firmenbulli | betriebliche Fahrt |
| Kundentermin ohne Material | Privatwagen | betriebliche Fahrt möglich |
| Videodreh mit dem Cabrio | Privatwagen | betriebliche Fahrt möglich, wenn beruflich veranlasst |
| Privater Einkauf nach Kundentermin | Privatwagen | privater Anteil |
| Normaler Weg zur Betriebsstätte | Privatwagen | besondere Regeln beachten |
Damit kann ich auch später noch nachvollziehen, warum eine bestimmte Fahrt mit dem einen oder dem anderen Fahrzeug durchgeführt wurde.
Mein Fazit
Nur weil bei mir ein Firmenbulli vor der Tür steht, muss ich nicht automatisch jede betriebliche Fahrt mit diesem Fahrzeug durchführen. Es kann durchaus nachvollziehbare Gründe geben, für einen Kundentermin, einen Videodreh oder eine andere betriebliche Tätigkeit den Privatwagen zu verwenden. Für mich kommt es dabei auf drei Dinge an: Erstens muss die Fahrt tatsächlich betrieblich veranlasst sein. Zweitens sollte ich nachvollziehbar dokumentieren können, warum ich den Privatwagen genutzt habe. Drittens darf dieselbe Fahrt natürlich nicht gleichzeitig über den Firmenwagen und den Privatwagen berücksichtigt werden.
Mein Firmenbulli bleibt deshalb mein Firmenfahrzeug. Mein Privatwagen bleibt mein Privatfahrzeug. Dass ich beide Fahrzeuge besitze und gelegentlich für unterschiedliche betriebliche Zwecke einsetze, ist für sich genommen kein Grund, die betriebliche Nutzung meines Privatwagens zu ignorieren. Für mich ist die sauberste Lösung deshalb ganz einfach: Fahrzeug auswählen, tatsächlichen Anlass dokumentieren, Kilometer nachvollziehbar festhalten und private Anteile sauber trennen. Gerade wenn ich mehrere Fahrzeuge nutze, hilft mir ein ordentlich geführtes Fahrtenbuch dabei, später noch nachvollziehen zu können, welches Fahrzeug wann und warum eingesetzt wurde.
Rechtliche Grundlagen und Quellen
- § 4 Abs. 4 EStG: Betriebsausgaben sind Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind.
- BMF, Anlage EÜR: Die betriebliche Nutzung eines privaten Kraftfahrzeugs kann grundsätzlich mit 0,30 Euro je vollem Kilometer oder anhand der anteiligen tatsächlichen Aufwendungen berücksichtigt werden.
- BFH zur gemischt veranlassten Reise: Betriebliche und private Anteile können unter bestimmten Voraussetzungen sachgerecht aufgeteilt werden.
Hinweis: Die steuerliche Behandlung hängt vom konkreten Einzelfall ab. Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Steuerberatung.