Von einem nebenberuflich Selbstständigen für nebenberuflich Selbstständige
Nicht nur Kundentermine können geschäftlich sein
Wenn ich an eine betriebliche Autofahrt denke, habe ich zunächst den klassischen Kundentermin vor Augen. Ich fahre zu einem Kunden, Geschäftspartner oder Lieferanten. Aber als Selbstständiger gibt es noch viele andere Termine, für die ich unterwegs sein muss. Ich fahre beispielsweise zu meinem Steuerberater. Oder zu einem Rechtsanwalt. Vielleicht muss ich persönlich zu einer Behörde, zur IHK oder zu einer anderen Stelle. Und natürlich kann ich auch dafür meinen Privatwagen verwenden.
Die Frage lautet dann: Ist eine solche Fahrt ebenfalls eine betriebliche Fahrt? Grundsätzlich kann das der Fall sein, wenn der Termin unmittelbar mit meiner selbstständigen Tätigkeit zusammenhängt.
Mein Steuerberater ist kein privater Termin
Ein Termin beim Steuerberater ist für mich ein gutes Beispiel. Wenn ich meinen Steuerberater wegen meiner selbstständigen Tätigkeit aufsuche, steht der Termin unmittelbar mit meinem Betrieb beziehungsweise meiner freiberuflichen oder gewerblichen Tätigkeit in Verbindung. Dass ich dabei nicht zu einem Kunden fahre, ändert daran nichts. Ich kann beispielsweise Unterlagen besprechen, Fragen zur Buchführung klären oder den Jahresabschluss beziehungsweise steuerliche Themen meiner Tätigkeit besprechen.
Fahre ich dafür mit meinem Privatwagen zum Steuerberater, sollte ich die Fahrt entsprechend dokumentieren. Zum Beispiel: „Steuerberater – Besprechung betrieblicher Steuerangelegenheiten." Das ist deutlich aussagekräftiger als: „Termin."
Auch Behördengänge können betrieblich sein
Dasselbe gilt für bestimmte Behördentermine. Wenn ich beispielsweise wegen meiner selbstständigen Tätigkeit einen Termin beim Gewerbeamt oder einer anderen zuständigen Stelle wahrnehme, kann die Fahrt betrieblich veranlasst sein. Wichtig ist auch hier der konkrete Anlass. Ich würde deshalb nicht einfach „Amt" in mein Fahrtenbuch schreiben. Besser wäre beispielsweise: „Gewerbeamt – Termin wegen betrieblicher Angelegenheit." Oder: „Behördentermin – Unterlagen für selbstständige Tätigkeit." So kann ich später noch nachvollziehen, weshalb ich dort war.
Rechtsanwalt, Versicherung und andere Berater
Auch ein Rechtsanwalt oder eine Versicherung kann Teil meiner betrieblichen Organisation sein. Wenn ich beispielsweise wegen eines geschäftlichen Vertrags, einer betrieblichen Angelegenheit oder einer unternehmerischen Frage einen Rechtsanwalt aufsuche, besteht ein konkreter Zusammenhang mit meiner Tätigkeit. Gleiches kann für bestimmte Termine mit Unternehmensberatern, Versicherungsvermittlern, Banken, IHK, Berufsverbänden, Sachverständigen oder anderen betrieblichen Dienstleistern gelten. Natürlich bedeutet das nicht, dass jede Fahrt zu einer solchen Person automatisch betrieblich ist. Ich muss immer den tatsächlichen Anlass betrachten.
Mein Privatwagen ist auch hier nur das Transportmittel
Für mich ist das ein wichtiger Gedanke. Der Privatwagen entscheidet nicht darüber, ob der Termin geschäftlich ist. Ich kann mit meinem Privatwagen zu einem Kundentermin fahren. Ich kann damit Material abholen. Und ich kann damit zum Steuerberater fahren. Das Fahrzeug bleibt mein Privatfahrzeug. Die konkrete Fahrt kann trotzdem betrieblich veranlasst sein.
§ 4 Abs. 4 EStG stellt bei Betriebsausgaben grundsätzlich auf die betriebliche Veranlassung der Aufwendungen ab.
Was ich dokumentieren würde
Bei solchen Fahrten halte ich den Anlass möglichst konkret fest. Zum Beispiel:
| Strecke | Eintrag |
|---|---|
| Westoverledingen – Leer | Steuerberater – Besprechung Buchhaltung |
| Westoverledingen – Oldenburg | Rechtsanwalt – betrieblicher Vertrag |
| Westoverledingen – Aurich | Geschäftlicher Behördentermin |
| Westoverledingen – Emden | Banktermin wegen Geschäftskonto |
| Westoverledingen – IHK | Beratung zur selbstständigen Tätigkeit |
Dabei muss der Eintrag nicht unnötig lang sein. Mir geht es nur darum, dass ich später noch weiß, was der konkrete Anlass war.
Vorsicht bei privaten Angelegenheiten
Natürlich kann ein Steuerberater auch private Angelegenheiten betreffen. Wenn ich beispielsweise wegen meiner privaten Einkommensteuer zum Steuerberater fahre, kann ich nicht automatisch dieselbe Fahrt als betriebliche Fahrt behandeln. Das ist eine wichtige Unterscheidung. Der Ort ist derselbe. Der Steuerberater ist derselbe. Aber der Anlass ist ein anderer. Genau deshalb sollte der Fahrtenbucheintrag den betrieblichen Zweck erkennen lassen.
Wenn ich mehrere Termine miteinander verbinde
In meinem Alltag kann es natürlich vorkommen, dass ich mehrere Termine an einem Tag miteinander verbinde. Zum Beispiel: Wohnort → Steuerberater → Geschäftspartner → Supermarkt → Wohnort. Dann sollte ich die einzelnen Abschnitte möglichst nachvollziehbar dokumentieren. Der Termin beim Steuerberater kann betrieblich sein. Der Besuch beim Geschäftspartner ebenfalls. Der Einkauf im Supermarkt kann dagegen privat sein. Ich sollte deshalb nicht einfach die gesamte Tagesstrecke als eine einzige Geschäftsreise behandeln — wie ich solche gemischten Tage aufteile, beschreibe ich auch im Artikel Privat unterwegs und trotzdem geschäftlich.
Was ist mit dem Weg zur Betriebsstätte?
Eine weitere wichtige Abgrenzung betrifft Fahrten zwischen Wohnung und erster Betriebsstätte. Diese sind steuerlich anders zu behandeln als eine normale Auswärtstätigkeit. Deshalb würde ich in einem Fahrtenbuch nicht einfach jede Fahrt mit dem Stichwort „Arbeit" versehen. Der konkrete Anlass muss stimmen. Das ist gerade bei Selbstständigen wichtig, weil ein Weg zu einem konkreten Geschäftstermin etwas anderes sein kann als der regelmäßige Weg zu einer festen Betriebsstätte.
Wie ich die Fahrt mit dem Privatwagen erfasse
Bei der betrieblichen Nutzung eines privaten Pkw sieht die EÜR grundsätzlich die Möglichkeit vor, die betrieblichen Kilometer mit dem pauschalen Kilometersatz von 0,30 Euro je vollem Kilometer anzusetzen oder alternativ die anteiligen tatsächlichen Aufwendungen zu berücksichtigen. Welche Methode im Einzelfall sinnvoller ist, ist eine eigene Frage — eine Beispielrechnung dazu steht im Artikel Kilometerpauschale in der EÜR. Für mich bleibt aber unabhängig davon eines wichtig: Ich muss zunächst wissen, welche Kilometer tatsächlich betrieblich veranlasst waren. Und genau dabei hilft mir eine saubere Dokumentation.
Mein Fazit
Ein geschäftlicher Termin muss nicht zwangsläufig bei einem Kunden stattfinden. Auch der Besuch beim Steuerberater, Rechtsanwalt, einer Behörde, Bank oder einem anderen betrieblichen Ansprechpartner kann eine betriebliche Fahrt darstellen. Wenn ich dafür meinen Privatwagen nutze, wird mein Auto dadurch natürlich nicht zum Firmenwagen. Aber die konkrete Fahrt kann betrieblich veranlasst sein.
Meine Regel lautet deshalb: Nicht nur Kundentermine dokumentieren – sondern alle Fahrten, die tatsächlich mit meiner selbstständigen Tätigkeit zusammenhängen. Je konkreter ich den Anlass im Fahrtenbuch beschreibe, desto einfacher kann ich später nachvollziehen, warum diese Fahrt stattgefunden hat.
Rechtliche Grundlagen
- § 4 Abs. 4 EStG: Betriebsausgaben sind Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind.
- BMF – Anlage EÜR: Betriebliche Nutzung eines privaten Kraftfahrzeugs und Ansatz von 0,30 Euro je vollem Kilometer beziehungsweise anteiligen tatsächlichen Aufwendungen.
Hinweis: Die steuerliche Behandlung hängt vom konkreten Einzelfall ab. Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Steuerberatung.